L'impianto termico è l'impianto tecnologico destinato ai servizi di climatizzazione invernale e/o estiva degli ambienti, con o senza produzione di acqua calda sanitaria, indipendentemente dal tipo di alimentazione utilizzata (elettricità, combustibili fossili ecc.), che comprende eventuali sistemi di produzione, distribuzione e utilizzazione del calore nonché gli organi di regolarizzazione e controllo. Sono compresi negli impianti termici gli impianti individuali di riscaldamento. Non sono considerati impianti termici i sistemi dedicati esclusivamente alla produzione di acqua calda sanitaria al servizio di singole unità immobiliari a uso residenziale e assimilate.

Quando si installa un nuovo impianto termico oppure, per gli impianti già esistenti, al momento del primo intervento utile di manutenzione, anche su chiamata, effettuato da personale abilitato. Per interventi di manutenzione di intendono "le operazioni di controllo e manutenzione di cui necessita l'impianto, per garantire la sicurezza delle persone e delle cose".

La compilazione del libretto è a cura del responsabile dell’impianto. Per responsabile dell’impianto si intende il proprietario o l'amministratore del condominio o un eventuale terzo responsabile designato dal proprietario o dall'amministratore o, nel caso di singole unità immobiliari residenziali, l'occupante a qualsiasi titolo (compresi inquilini o comodatari). In fase di compilazione del libretto sono richiesti anche i dati tecnici dell’impianto, trascrivere sulla prima pagina i dati identificativi dell’impianto e del responsabile e consegnarlo all'installatore (se si tratta di un nuovo impianto) o al manutentore (qualora si tratti di un intervento di controllo o manutenzione), i quali provvederanno alla compilazione. Il responsabile dell’impianto deve farsi carico della conservazione del libretto. Si ricorda che in occasione dell’entrata in vigore del nuovo libretto di impianto anche il vecchio libretto va conservato.
N.B. Le singole regioni potrebbero aver deliberato la modifica di una o più pagine del modello nazionale. Verificare sul sito della propria regione di competenza.

Il libretto è stato pensato per tutti gli impianti di climatizzazione, le caldaie, le pompe di calore, i condizionatori ecc.; è unico ma composto da più schede che vanno compilate in relazione al tipo di impianto (quindi non tutte le schede andranno compilate, si possono scaricare solo quelle che servono). Per ogni sistema edificio/impianto, di norma, va compilato un solo libretto di impianto in modo da stabilire un legame univoco tra edificio e codice di impianto che sarà attribuito dal catasto regionale degli impianti termici. Solo nel caso di impianti centralizzati nei quali l'impianto di climatizzazione invernale è distinto da quello estivo e che abbiano in comune soltanto il sistema di rilevazione delle temperature nei locali riscaldati e raffreddati è possibile (ma non obbligatorio) compilare due diversi libretti. Una volta compilato il libretto l’installatore (o il manutentore) provvederà a inviare i dati al catasto regionale e a farsi consegnare un codice catastale per ogni impianto da apporre sul libretto (sopra il frontespizio di ogni pagina); quest'ultimo sarà poi consegnato al responsabile dell’impianto che dovrà conservarlo e presentarlo in occasione di successivi controlli o manutenzioni. Il responsabile dell'impianto ha infatti l'obbligo per legge di affidare i controlli periodici obbligatori e le eventuali manutenzioni a imprese abilitate.

I controlli periodici di efficienza energetica sono controlli che attestano il grado di efficienza degli impianti fissi, sono obbligatori su impianti di climatizzazione invernale (generatori a fiamma) di potenza utile nominale uguale o maggiore a 10 kW e di climatizzazione estiva/invernale di potenza utile nominale uguale o maggiore a 12 kW. I rapporti di controllo devono essere compilati in occasione degli interventi di manutenzione (secondo quanto disposto dalle istruzioni tecniche per l’uso e la manutenzione delle macchine) oppure durante interventi di riparazione e manutenzione straordinaria; in ogni caso occorre rispettare la periodicità dei controlli ogni 4 anni per impianti di potenza compresa fra 12 kW e 100kW e ogni 2 anni per impianti oltre i 100 kW di potenza (D.P.R. 74/2013). Per quanto riguarda i "limiti degli intervalli di potenza, riferiti alla potenza utile nominale complessiva dei generatori e delle macchine frigorifere che servono lo stesso impianto", si precisa che per "stesso impianto" si intende che la somma delle potenze delle apparecchiature va effettuata solo quando le macchine siano al servizio dello stesso sottosistema di distribuzione (per esempio più macchine che servono lo stesso circuito idronico, o lo stesso sistema di canalizzazioni per aria) di potenza complessiva uguale o superiore ai 12 kW. Per i singoli apparecchi con potenza inferiore a 12 kW non si compilano pertanto i rapporti di controllo di efficienza energetica. Verificare anche in questo caso che le singole regioni non abbiano deliberato diversamente.

In regione Lombardia non è obbligatorio compilare il libretto di impianto per impianti di climatizzazione estiva/invernale con potenza inferiore 12 kW, ovvero non si incorre in nessuna sanzione se per questa tipologia di apparecchi non ci si dota del libretto. Tuttavia è consigliata la compilazione del libretto d’impianto e la registrazione a Curit (Catasto unico regionale degli impianti termici della Lombardia). Come per la legislazione nazionale, anche in Lombardia non sono invece richiesti i controlli periodici per impianti con potenza utile inferiore a 12 kW. Occorre però precisare che, a differenza di quanto previsto nella legislazione nazionale dove si sommano le potenze dei generatori di caldo o di freddo collegati a un unico sistema di distribuzione (cioè che costituiscono un unico impianto) ma non si sommano le potenze di più sistemi split (considerati più impianti), in Lombardia si sommano le potenze anche dei singoli sistemi split/pompe di calore di un’unità immobiliare (appartamento, ufficio, negozio…) per verificare il superamento della soglia dei 12 kW che rende obbligatori i controlli periodici.